مقدمة:
إن سياسة آليات الرقابة والإشراف تعد مطلباً أساسياً من متطلبات ضوابط الرقابة الداخلية في مؤسسة ابوغزالة للتنمية الاجتماعية، حيث أنها تعمل على تحديد المسئوليات والصلاحيات الإدارية والتي من شأنها أن تعزز من ضبط مسارات تدفق المعاملات والإجراءات لتمنع مخاطر الفساد والاحتيال، وتعمل على تطوير العملية الادارية.
النطاق:
تحدد هذه السياسة المسؤوليات العامة على كافة العاملين ومن لهم علاقات تعاقدية وتطوعية في المؤسسة، ويستثنى من ذلك من تصدر لهم سياسات خاصة وفقاً للأنظمة.
البيان:
أولاً: الرقابة:
أ- التقارير الإدارية:
- إن التقارير الإدارية يعتمد عليها اعتماداً كلياً في تقييم الأداء في المؤسسة، وتوجه هذه التقارير بالدرجة الأولى إلى مجلس الأمناء لأنه الجهة المسؤولة عن اتخاذ القرار في تصحيح أي إنحراف محتمل وإتخاذ الإجراءات اللازمة، وأن تعد هذه التقارير بصفة دورية وبإنتظام، ويجب إعداداها بطريقة جيدة وواضحة ومنها:
التقارير الدورية: وتكون هذه من العاملين واللجان (إن وجدت) للمدير التنفيذي بصفة: يومية، أو أسبوعية، أو شهرية، أو فصلية أو بعد انتهاء مرحلة معينة من المشروع أو البرنامج الجاري تنفيذه، أو بعد انتهاء المشروع أو البرنامج حسب طبيعته. - تقارير سير الأعمال الإدارية: وتكون هذه التقارير من المدير التنفيذي إلى مجلس الأمناء وتتضمن أنشطة اللجان (إن وجدت) والإنجازات المتعددة.
- تقارير الفحص: وتكون لتحليل الظروف السابقة واللاحقة لمشروع تعتزم المؤسسة تنفيذه لتساعد المدير التنفيذي على التصرف السليم في تنفيذ القرارات.
- التقارير الخاصة:
- تقارير الملاحظة الشخصية.
- تقارير الاحصائيات والرسوم البيانية.
- مراجعة الموازنات التقديرية.
- متابعة ملف الشكاوى والتنظيمات.
- مراقبة السير وفق معايير نظام الجودة.
- تقييم ومراجعة المشاريع والبرامج.
ثانياً: المبادئ:
- مبدأ التكاملية:
تتكامل الرقابة وأساليبها مع الأنظمة واللوائح التنظيمية والخطط الاستراتيجية والتنفيذية في المؤسسة. - مبدأ الوضوح والبساطة:
سهولة نظام الرقابة وبساطته ليكون سهل الفهم للعاملين واللجان ليسهم في التطبيق الناجح والحصول على النتائج المناسبة. - مبدأ سرعة كشف الانحرافات والابلاغ عن الأخطاء:
يساعد نظام الرقابة بفاعليته في المؤسسة على كشف الانحرافات والتبليغ عنها بسرعة وتحديد أسبابها لمعالجة وتصحيح تلك الانحرافات والأخطاء. - مبدأ الدقة:
إن دقة المعلومة ومصدرها مهم جداً بالنسبة لمجلس الأمناء، لأنها تساعد على صنع القرار والتوجيه السليم وتبني الإجراءات المناسبة، بينما قد يؤدي عدم الدقة إلى تعريض المؤسسة لمشاكل وأخطاء لا سمح الله. - المسؤوليات:
تطبق هذه السياسة ضمن أنشطة المؤسسة على جميع العاملين واللجان الذين يعملون تحت إدارة وإشراف المؤسسة. وبموجبها، يجب عليهم الاطلاع على الأنظمة المتعلقة بعملهم وعلى هذه السياسة والإلمام بها والتوقيع عليها، والالتزام بما ورد فيها من أحكام عند أداء واجباتهم ومسؤولياتهم الوظيفية. وعلى الإدارة التنفيذية تزويد جميع الإدارات والأقسام بنسخة منها وتحصيل توقيعاتهم عليها.