الهدف:
الهدف من سياسة الإفصاح والشفافية هو التأكد أن مؤسسة ابوغزالة للتنمية الاجتماعية تضمن الإفصاح عن جميع الأمور الجوهرية بدقة وفي الوقت المناسب، بما في ذلك الوضع المالي للمؤسسة والأداء والحوكمة بالإضافة إلى القواعد المتعلقة بالافصاح عن المعلومات، وطرق تصنيف المعلومات وتوقيت الإفصاح عنها.
الإفصاح عن المعلومات الجوهرية:
تُعَرف المعلومات الجوهرية على أنها أي معلومات تتعلق بأوضاع وأنشطة المؤسسة ومستوى أدائها والمعلومات التي يتوقع أن تؤثر بشكل مباشر على أصحاب المصلحة وبما يتوافق مع الأنظمة والقوانين.
الإفصاح عن المعلومات المالية:
يجب أن يعتمد مجلس الأمناء القوائم المالية الأولية والسنوية للمؤسسة وأن يوقع عليها رئيس مجلس الأمناء و أمين الصندوق قبل نشرها على الموقع.
الإفصاح عن تقرير مجلس الأمناء:
يقوم مجلس الأمناء بإصدار تقريره السنوي، ويجب أن يتضمن تقرير مجلس الأمناء عرضاً وافياً للدعم خلال السنة المالية الأخيرة، وجميع العوامل المؤثرة في أعمال المؤسسة، ويجب أن يشتمل على كافة المتطلبات الواردة في لائحة حوكمة المؤسسات الأهلية والبرامج ذات العلاقة.
الإفصاح عبر الموقع الإلكتروني ووسائل الإعلام ومواقع التواصل الاجتماعي:
تعطي مؤسسة ابوغزالة للتنمية الاجتماعية أهمية خاصة لموقعها الإلكتروني وتحديثه بصفة مستمرة بإعتباره من أهم النوافذ ووسائل التواصل مع أصحاب المصلحة وكافة أفراد المجتمع، حيث يتم الإشراف على تطويره وتحديثه – بصفة مستمرة – من قبل إدارة الاتصال بالمؤسسة ويتم التحقق من المعلومات ومراجعتها– قبل نشرها على الموقع – من قبل إدارة الحوكمة والالتزام وذلك لضمان توافق هذه المعلومات ومحتوياتها مع المتطلبات النظامية للإفصاح الخاصة بالمؤسسة ولتجنب أي مخالفات قد تحدث نتيجة لنشر معلومات لا ينبغي نشرها حسب أنظمة ولوائح وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية.
الإفصاحات المتعلقة بالحوكمة:
تقوم مؤسسة ابوغزالة للتنمية الاجتماعية بالإفصاح عن سياسات الحوكمة واجراءاتها والوثائق المتعلقة بها من خلال نشرها على موقع المؤسسة الإلكتروني أو أي وسيلة أخرى حسب سياسة المؤسسة بما في ذلك ما يلي:
- النظام الأساسي.
- دليل الحوكمة والوثائق الأخرى ذات العلاقة.
- التقرير السنوي للمؤسسة.
- القوائم المالية الأولية (ربع السنوية) والحسابات السنوية الختامية.
- تقرير مكتب المراجع القانوني.
- تقرير الحوكمة والالتزام السنوي.
- أي تقارير أو وثائق أخرى تراها المؤسسة تعزز من عملية الإفصاح والشفافية وبما لا يتعارض مع الأنظمة والقوانين.
حدود الإفصاح:
- لا يجوز لأعضاء مجلس الأمناء أن يفشوا في غير اجتماعات مجلس الأمناء ما وقفوا عليه من أسرار . ولا يجوز لهم استغلال ما يعلمون به بحكم عضويتهم في تحقيق مصلحة لهم أو لأحد أقاربهم أو للغير؛ وإلا وجب عزلهم.
- إن رئيس مجلس الأمناء أو المدير التنفيذي هو المتحدث الرسمي بإسم المؤسسة أمام كافة وسائل الإعلام . كما يحق له من وقت لآخر تعيين شخص أو أشخاص آخرين من داخل المؤسسة للتحدث بالنيابة. أو الرد على استفسارات معينة متى ما لزم الأمر ودعت الضرورة لذلك.
- على أعضاء مجلس الأمناء وجميع موظفي المؤسسة غير المصرح لهم بالحديث بإسم المؤسسة تحويل كافة الطلبات الواردة من الاعلام أو الجهات الأخرى ، للشخص المصرح له بالحديث نيابة عن المؤسسة.
مراجعة سياسة الإفصاح والشفافية:
يقوم مجلس الأمناء بمراجعة سياسة الإفصاح والشفافية بصفة دورية وكلما دعت الضرورة وذلك لضمان تماشيها مع القواعد والأنظمة وأنها مستوفية لمتطلبات أصحاب المصالح المختلفة.