تمهيد:
تحترم “مؤسسة أبو غزالة للتنمية الاجتماعية” خصوصية كل جهة تعمل معها لصالح مستفيديها، وتعد ما تقوم به من ممارسات، أو أنشطة فكرية، أو اجتماعية، أو صحية، أو أخلاقية، أو مالية، خارج إطار العمل المؤسسي قد يتداخل تداخلًا مباشرًا أو غير مباشر مع سياسة المؤسسة وهذا ما ينشأ عنه تعارض في المصالح.
وتؤمن المؤسسة بقيمها ومبادئها المتمثلة في: النزاهة، والعمل الخيري المؤسسي والمبادرة، والإنجاز، وقياس مخرجات العمل وتقييمها، وتأتي سياسة تعارض المصالح الصادرة من المؤسسة لتعزيز تلك القيم وحمايتها؛ وذلك لتفادي أن تؤثر المصلحة الشخصية أو العائلية، أو المهنية لأي شخص يعمل لصالح المؤسسة على أداء واجباته تجاه المؤسسة، أو أن يحصل من خلال تلك المصالح على مكاسب على حساب المؤسسة.
نطاق السياسة وأهدافها:
2-1 تعمل المؤسسة في مجال العمل الخيري بما لا يتعارض أو يخلّ بما جاء في التشريعات والقوانين المعمول بها في المملكة العربية السعودية التي تحكم تعارض المصالح ونظام الجمعيات والمؤسسات الأهلية ولائحته التنفيذية، واللائحة الأساسية للمؤسسة، وتأتي هذه السياسة استكمالًا لها دون أن تحل محلها.
2-2 تطبق هذه السياسة على كل شخص يعمل لصالح المؤسسة، ويشمل ذلك أعضاء مجلس الإدارة ومديري المؤسسة التنفيذيين وجميع موظفيها، وكل من لهم علاقة شخصية بهم، ويشمل هؤلاء الزوجة والأبناء، والوالدين، والأشقاء، أو غيرهم من أفراد العائلة.
2-3 تُعدُّ هذه السياسة جزءًا لا يتجزأ من الوثائق التي تربط المؤسسة بالأشخاص العاملين لصالحها سواءً كانت تلك الوثائق قرارات تعيين أو عقود عمل.
2-4تضمن العقود التي تبرمها المؤسسة مع شركائها، سواءً كان قطاعًا ربحيًّا أو غير ربحيّ أو حكوميًّا، نصوصًا تنظم تعارض المصالح بما يتفق مع أحكام هذه السياسة الموجودة في (نموذج إفصاح تعارض المصالح وأخلاقيات العمل).
2-5 تهدف هذه السياسة إلى حماية المؤسسة وسمعتها ومَن يعمل لصالحها من أي أشكال تعارض المصالح السلبية التي قد تنشأ بسبب عدم الإفصاح.
مسؤوليات وصلاحيات مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية الخاصة بسياسة تنظيم تعارض المصالح:
3-1 إدارة تعارض المصالح أحد الاختصاصات الرئيسة لمجلس الإدارة.
3-2 يجوز للمجلس تكوين لجان محددة أو تكليف أحد لجانه المنبثقة من المجلس للنظر في المسائل التي من المحتمل أن تنطوي على تعارض المصالح مع مراعاة متطلبات استقلالية تلك اللجان.
3-3 لا يكون الشخص في حالة تعارض مصالح إلا إذا قرر مجلس إدارة المؤسسة فيما يخص تعاملات المؤسسة مع الغير، أو تعديلات أعضاء المجلس أن الحالة تنطوي على تعارض مصالح، وتكون صلاحية القرار مع المسؤول التنفيذي بخصوص باقي موظفي المؤسسة.
3-4 يجوز لمجلس الإدارة وفقًا لسلطته التنفيذية أن يقرر- بشأن كل حالة على حدة – الإعفاء من المسؤولية عند تعارض المصالح الذي قد ينشأ عرضًا من حين لآخر في سياق نشاطات الشخص وقراراته المعتادة، أو الذي قد ينشأ في سياق عمله مع المؤسسة، سواء بما يتعلق بمصالح مالية أو بمصالح تعيقه عن القيام بواجبه في التصرف على أكمل وجه بما يتوافق مع مصالح المؤسسة.
3-5 عندما يقرر مجلس الإدارة أن الحالة تعارض مصالح ، يلتزم صاحب المصلحة المتعارضة بتصحيح وضعه وبجميع الإجراءات التي يقررها مجلس الإدارة واتباع الإجراءات المنظمة لذلك.
3-6 لمجلس إدارة المؤسسة صلاحية إيقاع الجزاءات على مخالفي هذه السياسة، ورفع القضايا الجنائية والحقوقية للمطالبة بالأضرار التي قد تنجم عن عدم التزام جميع ذوي العلاقة بها.
3-7 مجلس الإدارة هو المخوّل في تفسير أحكام هذه السياسة، على أن لا يتعارض ذلك مع الأنظمة السارية واللائحة الأساسية للمؤسسة وأنظمة الجهات المشرفة.
3-8 يعتمد مجلس الإدارة هذه السياسة ويبلغ جميع موظفي المؤسسة وتنفذ من تاريخ الإبلاغ.
3-9 يتولَّى مجلس الإدارة التأكد من تنفيذ هذه السياسة والعمل بموجبها وإجراء التعديلات اللازمة عليها.
حالات تعارض المصالح:
4-1 لا يعني وجود مصلحة لشخص يعمل لصالح المؤسسة في أي نشاط يتعلق بالمؤسسة سواءً كان تعلقًا مباشرًا أو غير مباشر، حدوث تعارض في المصالح بين الطرفين، ولكن قد ينشأ تعارض المصالح عندما يطلب ممَّن يعمل لصالح المؤسسة أن يبدي رأيًا أو يتخذ قرارًا أو يقوم بتصرف لمصلحة المؤسسة، وتكون لديه في الوقت نفسه إما مصلحة تتعلق تعلقًا مباشرًا أو غير مباشر بالرأي المطلوب إبداؤه أو بالتصرف المطلوب منه اتخاذه، وأن يكون لديه التزام تجاه طرف آخر غير المؤسسة، يتعلق بهذا الرأي القرار أو التصرف إذا ترتب على حالات تعارض المصالح انتهاك للسرية، وإساءة لاستعمال الثقة، وتحقيق لمكاسب شخصية .
4-2 هذه السياسة تضع أمثلة لمعايير سلوكية لعدد من المواقف إلا إنها بالضرورة لا تغطي جميع المواقف الأخرى المحتمل حدوثها، ويتحتم على كل مَن يعملون لصالح المؤسسة من تلقاء أنفسهم العمل بصورة تتماشى مع هذه السياسة وتجنب ما قد يبدو أنه سلوك يخالف هذه السياسة.
ومن أمثلة حالات تعارض المصالح:
- إذا كان عضو مجلس الإدارة أو أحد الموظفين مشاركًا أو له صلة بأي نشاط يحقق له مصلحة شخصية أو مصلحة تنظيمية أو مهنية، وهذا النشاط قد يؤثرتأثيرًا مباشرًا أو غير مباشر على موضوعية قرارات العضو أو الموظف أو على قدراته في تأدية واجباته ومسؤولياته تجاه المؤسسة.
- إذا تلقى أو حصل عضو مجلس الإدارة أو الموظف على مكاسب شخصية من أي طرف آخر، سواءً كان ذلك بطريقة مباشرة أو غير مباشرة مستفيدًا من موقعه ومشاركته في إدارة شؤون المؤسسة.
- عند تعيين الأبناء أو الأقارب في الوظائف أو توقيع عقود معهم.
- عند ارتباط مَن يعمل لصالح المؤسسة بعمل لصالح جهة أخرى ويكون بينهما تعاملات مع المؤسسة.
- إفشاء الأسرار أو إعطاء المعلومات التي تعدّ ملكًا خاصًّا للمؤسسة، واطلع عليها بحكم العضوية أو الوظيفة، ولو بعد تركه للخدمة.
- تسلُّم عضو مجلس الإدارة أو الموظف أو أحد أفراد عائلته من أي جهة مبالغ أو أشياء ذات قيمة؛ بسبب تعامل تلك الجهة مع المؤسسة أو سعيها للتعامل معها.
- قيام أي جهة تتعامل أو تسعى للتعامل مع المؤسسة بدفع قيمة فواتير مطلوبة من الموظف، أو من أحد أفراد عائلته.
الالتزامات:
5-1 على كل مَن يعمل لصالح المؤسسة أن يلتزم بالآتي:
- الإقرار بسياسة تعارض المصالح المعتمدة من خلال المؤسسة عند الارتباط بالمؤسسة.
- الالتزام بقيم العدالة والنزاهة والمسؤولية والأمانة، وعدم المحاباة أو الوساطة، أو تقديم مصلحة النفس أو الآخرين على مصالح المؤسسة.
- تجنب المشاركة في اتخاذ القرارات التي تؤدي لتعارض مصالح أو توحي بذلك.
- الإبلاغ عن أي حالة تعارض مصالح قد تصدر منه، أو من غيره ممَّن يعمل لصالح المؤسسة.
- تقديم ما يثبت إنهاء حالة تعارض المصالح في حال وجودها، أو في حال طلب المؤسسة ذلك.
متطلبات الإفصاح:
يتعين على أعضاء مجلس الإدارة والمسؤولين التنفيذيين وغيرهم من الموظفين الآتي:
6-1 “التقيد بالإفصاح للمؤسسة عن الحالات التالية، حيثما انطبقت، والحصول على موافقتها في كل حالة، حيثما اقتضت الحاجة أو انطوت على تعارض فعلي أو محتمل للمصالح من خلال” نموذج افصاح تعارض المصالح واخلاقيات العمل.
6-2 الإفصاح عن أي وظائف يشغلونها، أو ارتباط شخصي لهم مع جمعية أو أي مؤسسة خارجية سواءً كانت داخل المملكة أو خارجها من خلال “نموذج إفصاح تعارض المصالح وأخلاقيات العمل”.
6-3 الإفصاح عن أي حصص ملكية لهم في المؤسسة، من خلال” نموذج إفصاح تعارض المصالح وأخلاقيات العمل”.
6-4 الإفصاح عن أي وظيفة أو مصلحة مالية أو حصة ملكية تخصّ أي من أفراد أسرهم (الوالدين أو الزوجة/الزوجات، /الزوج أو الأبناء/البنات) في أي جمعية أو مؤسسة ربحية تتعامل مع المؤسسة، أو تسعى للتعامل معها. من خلال” نموذج إفصاح تعارض المصالح وأخلاقيات العمل”.
6-5 الإفصاح للمؤسسة والحصول على موافقتها عن أي حالة يمكن أن تنطوي على تعارض محظور في المصالح، وتخضع جميع هذه الحالات للمراجعة والتقييم من مجلس الإدارة واتخاذ القرار في ذلك من خلال” نموذج إفصاح تعارض المصالح وأخلاقيات العمل”، وفي حال انتقال الموظف إلى وظيفة أخرى من الوظائف التي ربما تنطوي على تعارض في المصالح يتعين عليه تعبئة نموذج “تعارض المصالح وأخلاقيات العمل” وبيان الإفصاح في غضون 30 يومًا من تغيير الوظيفة.
6-6 يعرض التقصير في الإفصاح عن هذه المصالح للمساءلة ويتعرض المسؤول التنفيذي وغيره من الموظفين للإجراءات التأديبية طبقًا لنظام وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية في المملكة العربية السعودية واللائحة الأساسية في المؤسسة.
تقارير تعارض المصالح:
7-1 تودع جميع نماذج إفصاح أعضاء مجلس الإدارة لدى “أمين سر” مجلس الإدارة.
7-2 تودع جميع نماذج إفصاح موظفي المؤسسة لدى “أمين سر” مجلس الإدارة.
7-3 يقدم مراجع حسابات المؤسسة الخارجي تقريرًا بالأعمال والعقود المبرمة لصالح المؤسسة التي تنطوي على مصلحة مباشرة أو غير مباشرة لعضو المجلس، حال طلب ذلك رئيس مجلس الإدارة ، ويُرفق هذا التقرير مع تقريره السنوي لأداء المؤسسة الذي يقدمه لمجلس الإدارة.
7-4 تُصدِر الإدارة المخوّلة بالمراجعة الداخلية (المستشار المالي للمؤسسة) تقريرًا سنويًّا يعرض على مجلس الإدارة، و يوضح فيه تفاصيل الأعمال أو العقود التي انطوت على مصلحة لموظفي المؤسسة وفقًا لنماذج الإفصاح المودعة لديها.