مقدمة:
هذا الدليل يقدم الإرشادات التي على المؤسسة اتباعها بخصوص إدارة الوثائق الخاصة بالمؤسسة وحفظها وإتلافها.
النطاق:
يستهدف هذا الدليل جميع مَن يعمل لصالح المؤسسة، وخصوصًا المسؤولين التنفيذيين، وأمين الصندوق، ومجلس الإدارة؛ حيث تقع عليهم مسؤولية تطبيق ما يرد في هذه السياسة ومتابعته.
إدارة الوثائق:
يجب على المؤسسة الاحتفاظ بجميع الوثائق في مركز إداري بمقر المؤسسة، وتشمل الآتي:
- اللائحة الأساسية للمؤسسة وأي لوائح نظامية أخرى.
- سجل العضوية والمساهمات في المؤسسة، مُوَضَّحًا به بيانات كل من الأعضاء المؤسسين أو غيرهم من الأعضاء وتاريخ انضمامه.
- سجل العضوية في مجلس الإدارة، مُوَضَّحًا به تاريخ بداية العضوية لكل عضو وتاريخ طريقة اكتسابها (بالانتخاب/ التزكية) ويبين فيه تاريخ الانتهاء والسبب.
- سجل اجتماعات مجلس الإدارة وقراراته.
- السجلات المالية والبنكية والعهدة.
- سجل الممتلكات والأصول.
- ملفات لحفظ الفواتير والإيصالات كافة.
- سجل المكتبات والرسائل.
- سجل الزيارات.
- سجل المساهمات.
ولابد أن تكون هذه السجلات متوافقة قدر الإمكان مع أي نماذج تصدرها وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية ويجب ختمها وترقيمها قبل الحفظ ويتولى مجلس الإدارة تحديد المسؤول عن ذلك.
مدة الاحتفاظ بالوثائق:
يجب على المؤسسة تحديد مدة حفظ جميع الوثائق التي لديها، وقد تقسم إلى التقسيمات الآتية:
- حفظ دائم.
- حفظ لمدة 4 سنوات.
- حفظ لمدة 10 سنوات (وهذه هي المدة المعتمدة لحفظ الوثائق في مؤسسة أبو غزالة للتنمية الاجتماعية).
طرق الاحتفاظ بالوثائق:
- إعداد لائحة توضح نوع السجلات في كل قسم.
- الاحتفاظ بنسخة إلكترونية لكل ملف أو مستند؛ حفاظًا على الملفات من التلف عند الحوادث الخارجة عن الإرادة، مثل: النيران أو الأعاصير أو الطوفان وغيرها، وكذلك لتوفير المساحات ولسرعة استعادة البيانات.
- حفظ النسخ الإلكترونية في مكان آمن، مثل: السيرفرات الصلبة أو السحابية أو ما شابهها.
- وضع المؤسسة لائحة خاصة بإجراءات التعامل مع الوثائق، وطلب الموظف لأي ملف من الأرشيف وإعادته، وغير ذلك مما يتعلق بمكان الأرشيف وتهيئته ونظامه.
- حفظ الوثائق بطريقة منظمة حتى يسهل الرجوع إليها، ولضمان عدم الوقوع في مظنة الفقدان أو السرقة أو التلف.
إتلاف الوثائق:
يجب على المؤسسة تحديد طريقة التخلص من الوثائق التي انتهت المدة المحددة للاحتفاظ بها، وتحديد المسؤول عن ذلك.
يجب إصدار مذكرة فيها تفاصيل الوثائق التي تخلصت المؤسسة منها بعد انتهاء مدة الاحتفاظ بها، ويوقع عليها المسؤول التنفيذي ومجلس الإدارة.
بعد المراجعة واعتماد الإتلاف تشكل لجنة؛ للتخلص من الوثائق بطريقة آمنة وسليمة وغير مضرة بالبيئة وتضمن إتلاف الوثائق كافة.
تكتب اللجنة المشرفة على الإتلاف محضرًا رسميًّا يُحتفظ به في الأرشيف مع عمل نسخ للمسؤولين المعنيين.