مقدمة:
توجب سياسة الإبلاغ عن المخالفات وإجراءاتها (ويشار إليها فيما بعد بـ “السياسة”) مؤسسة أبو غزالة للتنمية الاجتماعية (ويشار إليها فيما بعد بـ “المؤسسة”) التزام أعضاء مجلس الإدارة، والمسؤولين التنفيذيين، وموظفي المؤسسة، بمعايير عالية من الأخلاق الشخصية، أثناء العمل وممارسة واجباتهم ومسؤولياتهم، وتضمن هذه السياسة أن يتم الإبلاغ في وقت مبكر عن أي مخالفة أو خطر جدي، أو سوء تصرف محتمل قد تتعرض له المؤسسة، أو أصحاب المصلحة أو المستفيدون، ومعالجة ذلك معالجة مناسبة ، كما يجب على جميع مَن يعمل لصالح المؤسسة مراعاة قواعد الصدق والنزاهة أثناء أداء مسؤولياتهم والالتزام بالقوانين واللوائح المعمول بها كافة. وتهدف هذه السياسة إلى تشجيع كل مَن يعمل لصالح المؤسسة للإبلاغ عن أية مخاطر أو مخالفات، وطمأنتهم إلى أن القيام بهذا الأمر آمن ومقبول ولا ينطوي على مسؤولية.
النطاق:
تُطَبَّق هذه السياسة على جميع مَن يعمل لصالح المؤسسة، سواءً كانوا أعضاء مجلس الإدارة، أو مسؤولين تنفيذيين، أو موظفين، أو مستشارين بغض النظر عن مناصبهم في الجمعية، وبدون أي استثناء. ويمكن- أيضاً- لأيّ من أصحاب المصلحة من مستفيدين وغيرهم الإبلاغ عن أية مخاطر أو مخالفات.
المخالفات:
- وتتمثل في الممارسات الخاطئة، مثل: مخالفات جنائية أو مالية أو الإخلال بأي التزامات قانونية، أو تشريعية، أو متطلبات تنظيمية داخلية، أو تلك التي تشكل خطراً على الصحة أو السلامة أو البيئة
- وتشمل المخالفات التي يتوجب الإبلاغ عنها – على سبيل المثال لا الحصر – ما يأتي:
- السلوك غير القانوني كالرشوة، أو الفساد، أو سوء التصرف
- سوء التصرف المالي كإدعاء النفقات الكاذبة، أو إساءة استخدام الأشياء القيمة، أو عمليات غسيل الأموال أو دعم الجهات المشبوهة
- عدم الإفصاح عن حالات تعارض المصالح كاستخدام شخص منصبه في المؤسسة لتعزيز مصالحه الخاصة، أو مصالح الآخرين فوق مصلحة المؤسسة
- إمكانية الاحتيال كإضاعة الوثائق الرسمية، أو إخفائها أو إتلافها
- عدم الالتزام بالسياسات الرقابة الداخلية وأنظمتها وقواعدها أو تطبيقها تطبيقاً غير صحيح
- الحصول على منافع أو مكافآت غير مستحقة من جهة خارجية لمنح تلك الجهة معاملة تفضيلية غير مبررة
- الإفصاح عن معلومات سريَّة بطريقة غير قانونيَّة
- التلاعب ببيانات المحاسبة
- تهديد صحة الموظفين وسلامتهم
- انتهاك السلوك المهني والسلوك غير الأخلاقي
- سوء استخدام الصلاحيات والسلطات غير القانونية
- مؤامرة الصمت والتستُّر على أي من المسائل المذكورة أعلاه
الضمانات:
تهدف هذه السياسة إلى إتاحة الفرصة لكل من يعمل لصالح المؤسسة للإبلاغ عن المخالفات وضمان عدم تعرضهم للانتقام أو الإيذاء نتيجةً لذلك، وتضمن السياسة عدم تعرض مقدم البلاغ لخطر فقدان وظيفته أو منصبه أو مكانته الاجتماعية في المؤسسة، ولأي شكل من أشكال العقاب؛ نتيجة قيامه بالإبلاغ عن أي مخالفة شريطة أن يتمّ الإبلاغ عن المخالفة بحُسن نية، وأن تتوفر لدى مقدم البلاغ معطيات اشتباه صادقة ومعقولة، ولا يهمّ إذا اتضح بعد ذلك بأنه مخطئ من أجل حماية المصلحة الشخصية؛ لذا فإن هذه السياسة تضمن عدم كشف هوية مقدم البلاغ عند عدم رغبته في ذلك، ما لم ينص القانون على خلافه، وسيُبذَل كل جهد ممكن ومناسب للمحافظة على كتمان وسرية هوية مقدم البلاغ عن أي مخالفة. ولكن في حالات معينة يترتب على التعامل مع البلاغ الكشف عن عدد من الأمور ، منها – على سبيل المثال- ضرورة إظهار هوية مقدمه أمام محكمة مختصَّة، كذلك يتوجب عليه عدم إجراء أية تحقيقات بنفسه حول البلاغ، كما تضمن السياسة عدمَ إيذاء مقدم البلاغ بسبب الإبلاغ عن المخالفات وفق هذه السياسة.
إجراء الإبلاغ عن المخالفة:
وتتمثل الإجراءات في:
- الإبلاغ عن المخالفة مبكراً حتى يسهل اتخاذ الإجراء المناسب في حينه.
- يجب أن يكون المُبَلّغ قادراً على إثبات أنه قدَّمّ البلاغّ بحُسن نية، على الرغم من أنه لا يُطلَب من مقدم البلاغ إثبات صحة البلاغ.
- تقديم البلاغ خَطِّياًّ (وفق النموذج المرفق) عن طريق:
العنوان البريدي: مؤسسة أبو غزالة للتنمية الاجتماعية – شارع الحداوة- حي الرحاب
ص. ب 54895 جدة 21524
أو البريد الإلكتروني adm@abuGhazalah.org
معالجة البلاغ:
يعتمد الإجراء المُتَّخَذ بخصوص الإبلاغ عن أي مخالفة وفق هذه السياسة على طبيعة المخالفة ذاتها، إذ يتطلب ذلك إجراء مراجعة غير رسمية أو تدقيق داخلي، أو تحقيق خارجي، وتُتَّبَع الخطوات الآتية في معالجة أي بلاغ:
- إطلاع أمين السر عند استلام البلاغات رئيس مجلس الإدارة والمسؤول التنفيذي للمؤسسة (إذا لم يكن البلاغ مُوَجَّهاً ضد الأخير) عن مضمون البلاغ خلال أسبوع من استلام البلاغ.
- إجراء مراجعة أولية لتحديد ما إذا كان يتوجب التحقيق بالشكل الذي يجب أن يتخذ. كما أن بعض البلاغات يمكن حلها بدون الحاجة لإجراء تحقيق.
- تزويد مقدم البلاغ خلال 10 أيام بإشعار استلام البلاغ ورقم هاتفه للتواصل.
- عدم إجراء أي تحقيق إضافي إذا تبين أن البلاغ غير مبرر، ويكون هذا القرار نهائيًّا، وغير قابل لإعادة النظر ما لم تُقدَّم إثباتات بخصوص البلاغ.
- إحالة البلاغ إلى اللجنة القانونية برئاسة نائب رئيس المجلس للتحقيق فيه، وإصدار التوصية المناسبة، وذلك إذا تبين أنه يستند إلى معطيات معقولة ومبررة.
- يجب على اللجنة القانونية الانتهاء من التحقيق في البلاغ، وإصدار التوصية خلال عشرة أيام عمل من تاريخ إحالة البلاغ.
- رفع اللجنة القانونية توصياتها إلى رئيس المجلس للمصادقة والاعتماد.
- تحديد الإجراءات التأديبية المترتبة على المخالفة وفق سياسة المؤسسة وقانون العمل الساري.
- تلتزم المؤسسة بالتعامل مع الإبلاغ عن أي مخالفة تعاملاً عادلاً ومناسباً، ولكنها لا تضمن أن تتفق طريقة معالجة البلاغ مع رغبات مقدمه.